Orientierungshilfe zum neuen Hinweisgeber Schutzgesetz (HinSchG)

Unsere angeblich auf Bürokratieabbau programmierte Regierung macht ja bekanntlich genau das Gegenteil, indem sie die Bürokratie kräftig ausbaut. Zu den neuen Bürokratie – Monstern zählt auch das so genannte Hinweisgeber-Schutzgesetz,das nichts weiter bedeutet als mehr Bürokratie gerade für den Mittelstand.

Die Lage
Ab Dezember 2023 müssen Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern eine so genannte Meldestelle einrichten, an die sich Hinweisgeber vertraulich wegen Missständen im Unternehmen wenden können.


Was jetzt zu beachten ist

Erste Frage ist, hat Ihr Haus mehr als 50 Mitarbeiter?

Wenn ja, dann muss tatsächlich ab 17. Dezember 2023 eine Meldestelle eingerichtet werden.

Was ist eine Meldestelle?

Gemäß § 16 HinSchG sind die Meldestellen  so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständige Person Zugriff auf die eingehenden Meldungen hat. 

Es muss also sichergestellt werden, dass keine unberechtigten Personen Zugriff auf die Identität der hinweisgebenden Person oder den Hinweis selbst haben. 

Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. (O-Ton Gesetz).

Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle zu ermöglichen.

Wichtig ist der Schutz der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person.

Die Identität darf dabei grundsätzlich nur den jeweils für die Bearbeitung einer Meldung zuständigen Personen bekannt sein. Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder einer Person, die Gegenstand einer Meldung ist, sollen nur in Ausnahmefällen herausgegeben werden dürfen, etwa in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden. 

Gem. § 15 HinSchG müssen die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig sein. Sie können neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen, also ganz normal als Mitarbeiter arbeiten. Es ist dabei allerdings sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen. 

Und dann müssen Sie über eine gewisse Fachkunde verfügen, also wissen, was es mit dem Hinweisgeberschutzgesetz auf sich hat. 

Was bedeutet das für sie lebenspraktisch?

Wenn Sie mehr als 50 Mitarbeiter haben, dann müssen Sie eine Person, die nicht der Geschäftsführung angehören darf, zur Meldestelle befördern. Die müsste dann in einem  Gespräch, zum Beispiel mit uns, entsprechend geschult werden. Man muss ihr sagen, um was es geht: Die Person muss eine eingehende Meldung an die Geschäftsleitung weiterleiten und dabei die Anonymität des Hinweisgeber wahren. Im Einzelfall hat sich der Gesetzgeber hierzu ein reichlich kompliziertes Verfahren ausgedacht. Das ist aber zu bewältigen.

Dann muss für die Meldestelle eine geschützte E-Mail-Adresse eingerichtet werden und es muss im Unternehmen bekannt gemacht werden: Das ist die Hinweisgeberstelle (Neudeutsch: Whistleblower-Access-Point).

Das zur ersten Orientierung. Wenn Sie weitere Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an.

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